Documents numériques dans les organisations

En passant

Po ti le, 

Avec l’introduction très forte de l’utilisation des documents numériques, les usagers se retrouvent confrontés à de nouveaux paradigmes de gestion documentaire auxquels ils n’étaient pas habitués, c’était l’affaire des spécialistes. La manière de ranger, de classer sa documentation personnelle s’apparentait à de la description plus qu’une pratique de gestion documentaire. Or le numérique vient confronter les usagers à la rigueur des procédés informatiques qui les contraignent à revoir leur façon de faire dans les modes de classement, ou dans leur recherche d’informations. La matière est devenue maintenant invisible contrairement au tiroir ou l’armoire qui exhibait leur (dés)ordre et leur rationalité organisatrice.

Se documenter au travail

L’explosion du numérique a contribué à faire naitre dans nos sociétés contemporaines ce que le collectif Pédauque appelle la documentarisation du monde. Si nous transposons du coté d’une entreprise notamment, nous pouvons distinguer: les documents classiques souvent importés de l’extérieur (revues, journaux, etc) et les documents produits par celle ci au cours et pendant son activité. Ces objets subissent des traitements documentaires au sein d’entreprises mais de façon mutatis mutandis, via les techniques traditionnelles de description, catalogage, indexation, etc. or tous ces modes de traitement échappent aux salariés à la tâche. En plus de ça, la plupart des documents intermédiaires (factures, notes de service, compte rendus…) sont généralement gérés localement c’est à dire par le service qui les a produit. Du même coup, leur traitement est confié à des agents qui ne sont pas des spécialistes or c’est bien cette sphère de la documentation qui explose avec le numérique. La production éditoriale officielle traitée par un service de documentation d’entreprise ne constitue qu’une part minime de la masse des supports documentaires de tout genre qui traversent tous les jours une entreprise.

Nous avons deux aspects importants à dégager: cette masse quantitative et surtout le caractère évolutif, non fini, du document numérique, sont principalement les caractéristiques de l’économie du document numérique établies par Pédauque. Une question dès lors est posée concernant le traitement documentaire du document d’entreprise, question devenant cruciale même si ne s’exprimant pas de la sorte au départ. En effet, avant ça, la problématique concernait l’information sous l’angle  » gestion de l’information  » ou  » management de l’information  » . Et même aujourd’hui de nombreuses organisations pensent toujours comme ça. Or, l’on n’oublie souvent que le terme  » information  » fait problème du fait de sa polysémie mais aussi du fait qu’il ne s’incarne pas de manière évidente. On la comprend ici comme donnée, là bas comme connaissance, etc. Un document selon B. Guyot est observable. Ce qui veut dire qu’on pourrait gagner à étudier l’  » information  » dans ses formes et supports. Donc dire par exemple qu’on recherche de l’information, en fait, c’est dire que nous cherchons des documents qui pourraient contenir ce qui nous intéresse.

Un document circule

Le document est souvent considéré dans sa forme-support, donc il est statique, mais c’est aussi un objet circulant. Pédauque parle de document médium. Dans le numérique, c’est l’inverse.  Les dispositifs tels que les ERP, Workflow, etc. contribuent à qualifier comme documents des traces qui pouvaient jusqu’à présent être ignorées, soit parce qu’elles relevaient d’échanges verbaux, soit parce que la situation dans l’espace de travail suffisait à les qualifier ( un post it collé sur un dossier avec la mention  » à traiter  » par exemple).

Le fait par exemple de noter régulièrement ses rendez-vous dans un agenda n’en fait pas un document au sens d’éléments partagés et socialisés. En revanche, l’existence d’un portail d’entreprise, d’un agenda partagé ou chacun devra saisir un événement dans un format particulier  le documentarise. Un fait aussi banal que celui-ci met en évidence la socialisation d’objets à titre privatif. Le support acquiert une existence collective et partagée. Cette acception du document comme structure formelle, pourra peut être renouvelé le point de vue sur la logique de l’information en organisation. Généraliser la forme documentaire reviendra à généraliser les modes de présentation, de structuration et donc d’organisation des produits de l’esprit. L’organisation documentaire pourrait vous servir vous mêmes à mieux organiser votre quotidien car ses fonctions peuvent être socialisées.

A ce qui vient d’être dit, s’ajoute, le workflow. L’enjeu est d’automatiser la production des documents afin d’en conserver une trace et ne pas donner une tâche lourde aux agents. Effectivement, un document peut faire l’objet de nombreuses interventions d’acteurs, qui communiquent entre eux, ce qui pourra créer des traitements parallèles. D’où cette affaire de versioning qui constitue un argument technique non négligeable dans les logiciels de GED.

La recherche d’informations

Une alternative à la logique synthétique de la classification est l’application des techniques documentaires sur les corpus, les moteurs de recherche en sont la partie visible. Ces outils sont eux aussi embarqués dans les intranets et les portails d’entreprise avec plus ou moins d’efficacité. L’observation des usages et représentations des acteurs dans les organisations à propos de ces moteurs est très instructive sur la façon dont les savoirs circulent et se recyclent au sein des composantes de la réalité sociale. Il y a cette idée dans l’espace public que si Google est si performant c’est parce qu’il peut  » tout retrouver « . Dans les pratiques professionnelles, on se rapproche beaucoup plus du retrieval que du research. Au travail, on recherche le plus souvent un document précis: factures d’Avril 2000, circulaire de Janvier, etc. La notion de pertinence est ici mise à rude épreuve car il ne s’agit pas de trouver le document qui parle de mais plutôt celui qui traite de notre sujet. Outre ce besoin d’informations, il ya aussi des besoins de traçabilité, d’autorité, d’impératifs juridiques.

Une autre chose assez curieuse c’est que le plus souvent les utilisateurs des moteurs adaptent le jargon aux requêtes. Dans ces conditions, certains sont donc surpris de voir que ça ne marche pas. Les abréviations en sont un exemple. Déclaration d’état de santé DES / des (articles)… Pour l’utilisateur, son intranet doit fonctionner comme Google, il s’attend donc à des résultats de pages qui défilent.

Le stockage 

Cette question se renouvelle au vue de la dématérialisation documentaire. Deux plans paraissent essentiels.

Le premier c’est l’évanescence de la forme documentaire au profit du traitement de la donnée et de sa reformalisation à la volée. L’internaute qui visite un site web produit un document d’itinéraires à partir d’éléments contenus dans une ou plusieurs bases de données. Les outils de reporting, concernant les activités de l’entreprise, produisent des séries documentaires à partir des bases de données. Le second aspect c’est la mise en invisibilité de la masse documentaire du fait de sa numérisation, qui prive ainsi l’usager de la dimension visuelle, de la forme tangible , qui lui permettait d’anticiper la quantité de documents qu’il aura à brasser pour retrouver l’information.

Emmanuel SOUCHIER parle d’ailleurs, d’une  » écriture du fragment  » propre aux médias informatisés. Sur le plan des dispositifs techniques, des outils du business intelligence engendrent une écriture documentaire qui se fait à partir des bases de données, donc en agrégeant, dans des formes de données, des informations qui seront stockées dans des data center.

Le développement des langages de balisage tels que XML a contribué à accentuer cette dissociation contenu-forme, l’essentiel se passant dans les outils de gestion des données et la mise en forme se passant dans des formats validés et variables à souhait.

La forme canonique disparaissant avec la dématérialisation, elle va se reconstituer dans la phase de diffusion et de lecture. Une forme documentaire est avant tout une forme graphique, et donc sémiotique: une facture, un bon de commande, répondent d’abord à des façons d’organisation graphique, qui distribuent l’information à travers des logiques d’articulation mais aussi spatiales. Il faudrait remarquer que la distribution des zones n’est pas anodine: l’auteur d’une lettre figure en haut à gauche, sa signature en bas à droite, le montant d’une facture est en dernière position…

La mise en invisibilité citée plus haut va contribuer à amener dans l’organisation des problématiques propres à la gestion documentaire: plans de classement notamment au niveau  » macro  » lorsqu’il s’agit de se repérer dans la masse globale de documents produits. La classification c’est en quelque sorte mettre en visibilité la masse conservée. Disons aussi que l’idée de partager des plans de classement est très présente dans la logique du records management. Or toute classification est une vision du monde. La question est loin d’être technique qu’ il  n y parait. Elle est aussi traductrice d’enjeux politiques qui traversent les organisations.

Références

  • COTTE D., (2004).  » Le concept de document numérique  » dans Communication et langag,es n°140.
  • PEDAUQUE R., (2006). Le document à la lumière du numérique. Caen: C&F Editions.
Publicités

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s