Bien créer et organiser pour pérenniser

En passant

Po ti le

Un document électronique et des données produits dans le cadre d’actions administratives ne peuvent être bien conservés à long terme s’ils n’ont été organisés ni pourvus, dès leur création, de la plupart des métadonnées nécessaires à cette conservation. Ces métadonnées concernent l’identification du document et ses différentes versions, sa description et son contexte de création, son classement au sein d’une arborescence pérenne, la gestion du cycle de vie, le problème de l’accessibilité. Il y a aussi la mise en relation de ces documents et données avec d’autres documents, qui donne à chacun d’eux un sens. Ces métadonnées souvent riches et produites de façon automatisée, vont donner au document la possibilité de vivre sans heurts au sein de l’organisation. On pense déjà aujourd’hui à l’archivage à long terme. Son rôle sera alors de vérifier si tous les éléments de contexte sont bien associés aux données. Il ne sera pas question de créer ou recréer ses éléments.

 Métadonnées et Pérennisation

 Dans le monde papier, il est presque trop facile de conserver l’information. Celle-ci peut parvenir à un lecteur lointain sans indication sur son contexte de production, en désordre, longtemps après que les documents ont été produits. Cela a rendu les producteurs paresseux. Ils n’évaluent jamais le temps consacré à rechercher une information. Ils jugent par contre trop long le temps passé à la réparer. Les archivistes aussi ne se sont pas souciés de l’état de collecte des documents. Depuis fort longtemps, ils accumulent, mettent ensuite un certain temps à traiter. Un traitement pour la plupart du temps subjectif, cela se comprend puisqu’il ne vit pas au moment où le document est produit. Les procédures administratives, les mentalités, la façon d’aborder un problème, tout ça a complètement changé. L’archiviste va donc reconstruire un schéma intellectuel, toujours en essayant de garder sa neutralité vis à vis de son matériau ; mais cela n’est qu’illusion. Il pense son temps à reclasser en fonction de ce que lui aurait fait s’il était producteur de documents. Un peu brutalement, la production électronique est venue rappeler des règles essentielles.

 Après les premières expériences d’archivage de données électroniques dans les années 80, on s’était très vite rendu compte de l’erreur qui consiste à accumuler et stocker comme par le passé, en attendant des jours meilleurs (un renfort du personnel ou des outils plus adaptés) pour traiter ces données. On s’est aussi rendu compte que l’archiviste ne peut constituer lui même cette information. Seuls le producteur et fournisseur des outils nécessaires à la production sont capables de le faire. Le producteur ne peut lui même rien sans l’accord du fournisseur. Les administrations publiques et les entreprises privées acquièrent ainsi souvent des applications pour produire de volumineux fichier de données sans se rendre compte que ceux ci ne pourront pas être archivés, simplement parce que les modèles conceptuels et logiques des données leur sont inaccessibles. Et bien des fournisseurs refusent de leur livrer. Et donc rester vigilant dans le choix d’un outil est important. Exiger dans le cahier de charges, que les données soient produites dans des formats ouverts ou au moins dans des formats que les usagers maîtrisent.

 Analyse des fonctions administratives et techniques

 Pour définir et élaborer ces métadonnées, il faut en premier lieu procéder à une analyse des fonctions, des activités et actions de l’organisation productrice et de la production des documents qui en découle. Cette analyse va reposer sur la lecture d’une documentation officielle constituée par les rapports annuels, les contrats d’objectifs et de moyens, les programmes d’action, les organigrammes, les profils de poste, etc. Elle repose aussi sur des entretiens avec des acteurs et producteurs principaux. Ceci pour que l’information collectée parte du sommet décisionnel jusqu’au niveau de production le plus pertinent. Le contenu de ces entretiens devra être soigneusement préparé. On peut s’inspirer de la méthode australienne, DIRSK (Designing and Implementing Recordkeeping System). Ces questions porteront sur les fonctions et activités des interrogés, sur les dossiers qu’ils génèrent, sur les risques que la gestion des ces documents leur fait courir. On constate même que ces producteurs n’ont pas toujours conscience du rôle exact qu’ils jouent au sein de l’organisation. Ces entretiens vont donc permettre de reformaliser et à dessiner les limites des dossiers gérés par chacun : quel est mon rôle exact sur ce dossier ? Quels sont les autres acteurs qui interviennent ?

 Analyse des risques

En matière de gestion des documents et archives, il est utile de réfléchir sur les risques. Le type et la durée de conservation dépendront du facteur risque que l’on aura appliqué aux dossiers. On peut commencer par définir quels sont les documents vitaux. Lorsqu’elles sont restrictives pour des raisons de rentabilité financière et de capacités techniques, ces sélections reviennent à définir l’information sans laquelle une entreprise ne peut fonctionner ou sans laquelle il perd beaucoup d’argent. Dans une pratique de conservation plus longue, cette notion est intéressante car elle permet de fixer des priorités et de signaler les documents sur lesquels la vigilance doit être soutenue. Ce sont des données ne devant subir le moindre dégradation.

 Type de métadonnées

il existe de nombreux standards de métadonnées. Exemple de Dublin Core, normalisé ISO15836 : « 2003 Information and documentation – The Dublin Core metadata element set ». Ses 15 éléments sont insuffisants pour gérer des données administratives dans un but pérenne. Il peut cependant servir de base à un jeu satisfaisant de métadonnées. Aujourd’hui, la plupart des outils informatiques permettent de bien coacher les métadonnées. Sans passer en revue tous les éléments, je vais présenter ceux qui me semblent les plus importants :

  • L’identifiant

Chaque document doit en posséder. Il servira à désigner celui-ci lors de toute action. L’identifiant doit être unique au sein de l’organisation. C’est pourquoi la centralisation est nécessaire. Même dans le cas de création sur divers systèmes de gestion électronique au sein d’un même établissement, il est possible d’avoir un service centralisé de référencement. Il doit être le plus simple possible.

  • Les métadonnées de description ( auteur, titre, type, date de référence, relations)

Un document a des auteurs. Ils sont de plusieurs types : l’auteur responsable du contenu intellectuel, l’auteur du fichier électronique qui saisit les données, celui qui va valider le document et le signer électroniquement. Une même personne peut jouer les divers rôles mais chacun d’eux doit être identifié par le système. L’auteur ne produit pas un document en son nom propre mais pour le compte de son unité organisationnelle. Le nom et le code de cette unité doivent donc être conservées. On les sélectionne obligatoirement dans un référentiel tenu à jour et historicisé. Ce référentiel lui doit être aussi mis à jour et conservé définitivement. On maintient l’intelligibilité du contexte de production à long terme, malgré les évolutions des organigrammes.

  • Le document a une date de référence. On pourrait, comme dans certaines bibliothèques, décider que cette date sera celle de la dernière modification du document à l’état de travail ou celle de sa validation.

  • Le document est en relations avec d’autres documents et dossiers. Il est de plusieurs façons. La notion de « dossier » est en la plus immédiate. Elle est fondamentale pour la gestion documentaire et la contextualisation de l’information. Exemple : je crée un dossier « Ali Baba » et au sein de ce dossier un document « Ali Baba critique ». Dans cette critique, je mentionne ma participation à un colloque à Buéa. Il serait intéressant d’avoir une métadonnée qui me permette de signaler le dossier de ce colloque, le powerpoint des intervenants, les échanges de mails, etc. En revanche, ces derniers n’ont pas à se retrouver dans mon dossier « Ali Baba ».

Il est aussi nécessaire d’encoder une indexation et une codification propre à chaque service. On veillera toujours à ce que ces valeurs figurent dans la liste des descripteurs et dans des référentiels maintenus et contrôlés.

 Sachons aussi que le document a un état qui comprend quatre étapes :

  • Document de travail tant que le document est en cours d’élaboration et n’est connu que du cercle étroit des auteurs. Exemple des plannings.
  • Document validé lorsqu’on estime que la version peut être soumise à un cercle élargi de lecteurs et diffusée. Un document validé ne peut plus être modifié dans son contenu. Seuls demeurent les droits de lecture du document, qui vont en s’élargissant au fil du temps.
  • Document périmé lorsqu’une version validée n’est plus applicable.
  • Document détruit : on veille dans ce cas à conserver les métadonnées de description et aussi un bref résumé afin d’en garder une trace administrative.

Aux états du document sont associées des durées d’utilité. La durée d’utilité administrative contient :

  • l’âge actif qui est celui durant lequel le document sert quotidiennement
  • l’âge semi-actif durant lequel il est rarement utilisé.

Lorsqu’il n’a plus d’utilité administrative et n’a plus de valeur de mémoire, le document peut être détruit ou conservé pour un besoin historique, juridique, etc. Enfin le document a une historique. Celui-ci va contenir toute les actions portées sur les données, qu’elles soient simples modifications, ou validation, etc. chaque action doit être horodatée. On doit (très important) conserver l’identité de son auteur.

Le schéma ci-dessous représente les étapes du cycle de vie : CREATE —PRESERVE — DESTROY et positionne les normes les plus significatives pour chacune de ces étapes, et notamment les normes de la série 30300 et les normes techniques applicables dont ISO 15489 et ISO 14641-1.

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 Les usages des métadonnées

Elles servent au quotidien à identifier le bon document dans le cadre d’une recherche ou d’une transmission. Elles servent aussi à automatiser les transferts les transferts vers le système d’archivage à long terme, une fois que sa durée administrative est échue, que la dernière version d’un document validé ou périmé, et qui a été classée dans un dossier. 

Evolution des métiers

 La prise en compte de ce qui vient d’être évoqué sur la création des données a une conséquence importante importante sur les métiers. Elle déplace un certain nombre d’activités en amont de la chaine de traitement. L’indexation, fait a posteriori dans le monde du papier par les documentalistes et archivistes, est alors en quasi-totalité assurée par les producteurs. L’archiviste n’intervient plus pour décrire et contextualiser. Il vérifie que tous les éléments attendus soient présents. Il valide ou refus l’entrée dans les magasins sur ces seules considérations. Les producteurs peuvent être très démunis devant cette grande hétérogénéité dans la façon dont sont décrits documents et dossier. C’est pourquoi depuis une vingtaine d’années sont nés dans le monde anglosaxon, les recors managers. Ce sont des gestionnaires des données et de documents vivants, ceux qui fixent les règles de leur élaboration. Les tâches essentielles de ce métier est contenu dans la norme ISO 15489-1 « Principes directeurs » et 15489-2  « Guide pratique » publiée en 2001. Une autre norme parue en 2006 (la complète) : ISO 23081-1 « Records Management processes – Metadata for records – Part1 : principles »

 En définitive, nous disons que la règle d’or pour pérenniser correctement l’information de valeur d’une organisation n’est pas, de se contenter de stocker les données, mais d’en préparer et en assurer l’ordonnancement. Seule l’organisation de l’information rend possible son intelligibilité ( et nous verrons plus la notion de système d’information intelligent) sur le long terme. Les document que nous produisons ont une valeur sociale. Il font preuve à un moment donné. Et seule sa structuration donne sens.

 Ouvrages

  • Séminaire INRIA (Octobre 2006), Pérenniser le document numérique, coord Lisette Calderan et cie, 2006.

  • Livre blanc ISO 30300 – 30301 – Système de gestion des documents d’activité

  • Couture et Rousseau (1982). «L’implantation d’un système de classement reconnu… », p. 101. Shellenberg, T.R.

 

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