GDE: Cameroun, il est temps!

En passant

Po ti le,

Je crois que chacun d’entre vous, attentif qu’il soit, a déjà eu à remarquer, quand il entre dans une agence ou une société à Douala ou ailleurs, parfois des piles de dossier qui traînent sur les bureaux ou encore si vous allez dans les maries, vous verrez des volumes de papiers énormes qui sont empilés et mêmes parfois moisis dans les armoires. Plus, loin encore, dans certaines entreprises, des données importantes que l’on peine à retrouver, ou des informations utiles que l’on ne sait pas localiser faute d’une architecture appropriée. Ce midi, dans une salle de la bibliothèque, j’ai pensé à introduire la réflexion sur l’Electronical Content Management. Hormis, le ghoma jo, je préfère ce vocable, qui est le plus approprié pour rendre compte de l’objet dont il est ici question : le document numérique. Mais avant d’en éclaircir les contours, commençons d’abord par comprendre c’est quoi un document, ensuite qu’est devenu aujourd’hui le papier face au web de données, et enfin de quoi est il question quand on parle de gouvernance documentaire.

La notion de document, un objet à approche pluridisciplinaire.

 Depuis le latin documentum qui donne au mot des racines professorales (docere = enseigner), jusqu’à sa marginalisation par l’emploi le plus récent, plus fréquemment mais guère plus précis, du terme « information », il semble que la notion s’appuie communément sur deux fonctions : la preuve (ce qu’on appelle « pièce à conviction » des juristes ou l’élément d’un dossier) et le renseignement (la représentation du monde). L’archivistique contemporaine, par exemple, reconnaît ces deux fonctions en admettant pour le document une « valeur d’évidence » (de l’activité) qui a un sens un peu plus large que la preuve juridique, et une « valeur d’information » qui correspond au terme renseignement ci-dessus. Les chercheurs en informatique depuis l’étude des réseaux, en recherche d’informations, en traitement automatique de la langue, jusqu’à l’ingénierie des connaissances ou encore ou la linguistique des corpus, les sémiologues, les économistes des médias et de l’information, les juristes de la propriété intellectuelle usent de vocables divers comme information, donnée, ressource, fichier, texte, écrit, papier, article, livre, journal, feuille etc. qui bien entendu ne sont pas synonymes. Mais chacun d’eux par rapport à son contexte, bénéficie d’une justification.

Tous ont un rapport plus ou moins avec la notion de document. Nous voyons aussi que dans la vie courante notamment sur le plan administratif, les documents sont omniprésents. Ce flou fait problème aujourd’hui. Car le numérique bouscule profondément cette notion. Du papier, support le plus courant, au numérique, des transformations se repèrent facilement, par exemple par l’aspect matériel, le traitement cognitif. Le document a été construit comme un objet, dont la concrétisation la plus banale est le feuille de papier, au cours d’un processus séculaire où se sont entrelacés outils, savoirs et statuts. Depuis une dizaine d’années maintenant avec le numérique, nous sommes entrés dans une phase nouvelle dont certaines caractéristiques marquent un changement radical et peut être l’émergence d’une notion différente reprenant tout ou en partie de l’utilité sociale de ce que nous appelions « document ». La manifestation la plus visible est la perte de la stabilité du document dans sa matérialité ainsi que sa transformation en processus construit à la demande, qui ébranle la confiance.

Nous distinguons :

  • le document comme forme
  • le document comme signe
  • le document comme médium

 Mon analyse portera pour le moment sur le premier aspect : le document comme forme. Par « forme », on peut entendre le sens de « contour », voire de « figure », autrement dit le document est appréhendé comme un objet ou une inscription sur un objet, dont on repère les frontières, et en référence au « formalisme » c’est à dire que cet objet répond à des règles qui le constituent. Le document est vu comme un objet de communication régit par des règles de mise en forme, qui matérialisent un contrat de lecture entre un producteur et un lecteur. Et donc, dans ce paradigme, le document est étudié sous l’angle d’un protocole de communication despite of his content. Les savoirs-faires, professionnels ou non, qui privilégient cette approche sont nombreux : typographie, calligraphie, bibliothéconomie dont le cœur est le catalogue, le classement et la gestion des documents, ou encore la diplomatique archivistique.

Il est logique que les informaticiens aient de fortes parentés avec ces premières spécialités. Il s’interesseront très vite à la structure interne des documents avec les systèmes automatiques de reconnaissance des formes. Dans leur domaine, ils retrouveront les problèmes de formats, d’échange, de stockage, de conservation. La conception de systèmes de gestion électronique de documents, comme son nom l’indique, part bien du fait que le document préexiste comme objet et est repérable même s’il peut être virtuel.

Une première définition du document pourrait être représenter par document traditionnel = support+inscription. Dans un premier temps, l’accent est mis sur un support manipulable sur lequel est fixé une trace représentant un contenu. Alors que l’imprimerie avait privilégié ce support matériel, du fait de la lourdeur technologique inhérente à toute activité de production de documents, la publication électronique a rendu possible la production à la demande de documents (indifféremment sur support papier ou écran). De ce fait, le support a perdu sa position centrale. En outre, depuis le développement conjoint de la micro-informatique et des télécommunications, les machines se multiplient et s’autonomisent de plus en plus, entre ordinateurs portables, tablettes, gsm et outils intégrés facilitant la meilleure adéquation entre les lecteurs et leurs besoins. Ainsi la notion de support a perdu sa limpidité première. Dans notre définition plus haut (support + inscription) les conséquences du numérique sur le second terme.

L’inscription relève du codage (expression familière aux informaticiens). Ils ont cherché à isoler les éléments logiques du document pour les modéliser, automatiser les opérations et reagencer les éléments ainsi perfectionnés. On peut ici rapprocher la comparaison avec la notion de programme = logiciel+données. Un document ne serait qu’un cas particulier d’un programme informatique dont la partie logiciel représenterait la « structure » et la partie données « le contenu », et notre équation donnerait maintenant document numérique = structure + données. Un courant de recherche s’était donné pour ambition de traduire les documents traditionnels afin qu’ils puissent profiter des performances de l’outil. Autrement dit, il faut faire passer un document traditionnel d’une équation à l’autre : support+inscription vers structure+données. Cette opération peut se faire dans la numérisation. D’autres chercheurs, partent directement de l’équation finale (document numérique= structure + données) ; à partir du cœur du raisonnement informatique, l’algorithme, ils reconstruisent le document, remontant pas à pas leur logique.

En bref, retenons que un document numérique est un ensemble de données organisées selon une structure stable associée à des règles de mise en forme. Ou encore «Le document est constitué d’informations (qui peuvent être des données au sens informatique du terme) organisées selon une structure logique. » (APROGED)

L’informationnalisme, un moteur.

L’information fait partie de l’économie de l’immatériel, aux côtés de la formation, du conseil, et plus généralement des prestations intellectuelles, qui ont trait au rapport au savoir, à l’apprentissage, aux activités de consultance, à la formation. On parle aussi d’ingénierie des connaissances. On travaille à la fois sur le sens et sur le support qui le véhicule (le document).« Documentation » sera ici entendu de façon large comme étant l’organisation de l’information en vue de la rendre accessible et exploitable. On peut se positionner soit en amont, du côté de gestionnaires et des dispositifs qui permettront un usage de cette information soit en aval, du côté de l’utilisateur. Ce secteur émarge également au secteur de l’économie des services (qui analyse les relations qui s’établissent entre un prestataire, un produit et un client).

L’évolution technique la plus spectaculaire concerne l’interconnexion des réseaux de télécommunication, dont Internet est la manifestation la plus récente. Mondialisation des ressources, accès universel et permanent en temps réel sans intermédiaires. Le web 2 est basé sur la participation de tous pour produire de l’information et de connaissances (wikipédia), la visibilité, chacun devient éditeur (blog, netvibes), partage ses signets, annote un site. Les logiciels libres se développent. Les médiateurs documentaires voient alors leur rôle se transformer : les utilisateurs accèdent directement aux informations, ils développent des compétences, ce qui laisse supposer qu’ils ne feront plus appel à eux ; mais, en même temps, leurs attentes pour des prestations à valeur ajoutée augmentent. Une place grandissante est portée à l’information : que celle-ci provienne de l’extérieur, avec l’intelligence économique ou la veille documentaire, stratégique ; ou qu’elle soit produite en interne, les termes de management des connaissances, de capitalisation des savoirs, de travail collectif autour de groupware, de partage des connaissances sont au coeur des discours. D’où l’importance de développer un regard d’ensemble sur les modalités qui s’offrent à un organisme pour gérer son information (systémique) Ces espaces de vigilance socio-économique sont aussi importants que le suivi des évolutions techniques parce qu’ils conditionnent la mise en oeuvre des technologies ou des méthodes documentaires, du fait qu’ils concernent les utilisateurs et les partenaires.

 La Gestion des documents électroniques 

 Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de documents. Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés pour répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail » tels que les comptes-rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés dans le but de prendre une décision. Par conséquent, la gestion et la conservation des documents au sein de l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre juridique et légal, à des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire d’entreprise et conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à des enjeux stratégiques.

Dans le Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation, Jacques Chaumier définit la GED ou Gestion Electronique de Documents comme un «ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion». Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise. La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :

  • Accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet l’accès à la base de GED et rend possible une consultation immédiate.

  • Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise : les documents produits dans l’entreprise sont tous stockés dans une même base, prévenant ainsi le risque de dispersion.

  • Conservation des documents : le système de GED garantit la conservation des documents produits dans l’entreprise, et en assure la pérennité dans l’accès.

L’appellation GEIDE a été proposée par l’Aproged (Association des professionnels de la GED) et désigne un système de gestion documentaire au sein duquel les documents ont été directement créés sur un support électronique. Cette appellation permet de mieux rendre compte de l’évolution des types d’information traités par la GEIDE : messages électroniques, etc.

La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser le processus d’édition des documents. Contrairement à ce que l’on croit, elle ne s’intéresse pas seulement aux documents numérisés, mais à tout fichier informatique. L’atout stratégique majeure est de fédérer les moyens et méthodes pouvant traiter intelligemment le contenu de ces fichiers. Les fonctionnalités d’indexation ont démontré toute leur performance dans la recherche et l’accès au contenu dans les documents, de plus en plus complexes. Couplé aux bases de données, plus loin, les Datawarehouses, elle va permettre de mieux structurer, recouper et croiser les données et en faire des projections. Bref, grâce à la GED, le document devient un élément vivant du système d’information d’entreprise. Car avec le temps, elle s’est imposé comme complément décisif pour les applications informatiques. Bref, la GED est l’ensemble de techniques qui permettent d’accéder rapidement et intelligemment à la masse d’informations et de documentation générées par toute organisation. Des données qui évoluent rapidement et qui nécessitent d’être constamment en action et vigilant.

Elle a introduit des fonctions de partage, d’archivage. Mais l’un des grands problèmes de l’archivage reste la sécurité. Nous reviendrons dessus dans d’autres articles. L’information n’est plus l’apanage d’un seul, elle est devenue collective. On passe de l’information à la connaissance. On entre dans le vaste sous champ du Knowledge Management. La GED, c’est aussi le partage par un groupe de travail de documents. Cela va au delà de la simple diffusion. Si l’on ajoute à la GED, un processus de Workflow, ce partage devient sélectif. Il permettra la répartition des tâches administratives suivant un circuit pré-établi ou encore, il pourra faciliter la conception d’un même document par plusieurs individus.

 D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED garantit :

  • La pérennité des documents et de leur support.

  • L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur différentes plates-formes et pour des usages divers.

  • La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès

  • La traçabilité : retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen d’identifications enregistrées.

Marché de l’emploi

Réfléchissant sur ce domaine, je me réjoui de la création du Bureau National de l’État Civil du Cameroun. Avec la grande espérance, que cela soit rapidement mis sur pied. Je dois aussi reconnaître que ce domaine au Cameroun est déjà présent à travers des sous-traitants de solutions informatiques. Mais le cœur de métier reste un profil difficile à trouver faute aussi de formations universitaires. En outre, les entreprises du moins privées, hésitent réellement encore à embaucher mais au vue des transformations subies dans les processus de travail, de la place croissante des TIC dans les supports décisionnels, de la réorganisation structurelle de certaines entreprises (notamment les réseaux d’entreprises), des besoins se font sentir et nécessiteront inévitablement des compétences en GED. En attendant, ora et labore comme disent les moines bénédictins. En ce qui concerne les administrations publiques, je crois que là l’exemple du BUNEC fera mouche s’il est conduit à terme car les besoins sont nombreux et vastes.

Au regard de tout ceci, je dis CAMEROUN, il est temps !.

Ouvrages

  •  REMIZE Michel, SIBERTIN-BLANC Martine. La GED sort de sa niche. Archimag, septembre 2005, n°187, pages 19-25.
  • AFNOR. Archivage électronique.Norme Z42-013. Paris, AFNOR, Décembre2001, 34 p.
  • ROGER T PEDAUQUE, Le document à la lumière du numérique. Cf editions, 2006.
Publicités

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

w

Connexion à %s